sistem penyimpanan surat menurut sistem abjad
SISTEM PENYIMPANAN SURAT
1. Pengertian
Sistem abjad adalah sistem penyimpanan danpenemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan pengelompokan nama orang/ badan/ organisasi. Nama orang/ badan/ organisasi tersebut disusun berdasarkan abjad.
a. Sistem abjad dipilih karena :
- nama lebih mudah diingat oleh siapapun.
- petugas menginginkan agar dokumen disimpan dari nama yang sama.
- dokumen sering dicari dan diminta melalui nama.
- jumlah langganan yang berkomunikasi banyak.
- dokumen yang berasal dari satu nama yang sama akan berkelompok menjadi satu.
- surat masuk dan surat keluar disimpan bersebelahan dalam satu map.
- mudah dikerjakan dan cepat ditemukan.
- mudah diterapkan
- pencarian dokumen untuk nama orang harus mengetahui nama belakangnya.
- surat-surat yang walaupun berhubungan satu sama lain tetapi berbeda nama pengirimnya terletak terpisah dalam penyimpanannya.
- harus mempergunakan peraturan mengindeks.
- banyak orang yang memiliki nama yang sama, sehingga harus lebih teliti karena kalau tidak teliti bisa salah dalam menempatkan dan menemukan.
- nama orang harus dibalik
- nama orang korea atau china tidak boleh dibalik.
- untuk membuat kode diambil dari dua huruf didepan setelah dibalik.
- nama orang yang mempunyai marga tidak boleh berada didepan.
caption :
indeks :
kode :
4. Jenis-jenis peralatan dan perlengkapan sistem abjad
- filling cabinet
- guide
- hanging folder
- alat sortir
- memeriksa surat/ berkas
- mengindeks susrat/ berkas
- mengkode surat/ berkas
- menyortir surat
- menempatkan surat/ berkas.
6. Prosedur penemuan kembali sistem abjad
- menentukan judul surat
- menentukan indeks
- menentukan kode surat
- mencari arsip ditempat penyimpanan
- mengambil arsip dan tukar dengan lembar pinjam arsip satu.
- memberikan arsip kepada peminjam beserta lembar pinjam arsip ke-2
- menyimpan lembar pinjam arsip ke-3 pada tickler file
Komentar
Posting Komentar